Googleスプレッドシートで勤務管理表

がいの部屋
2024.04.24

勤務管理表を作成する手順です。新しいスプレッドシートを作り、日付、曜日、出勤時間、退勤時間、休憩時間、勤務時間、備考欄を列に配置します。日付と曜日は関数で自動表示し、勤務時間は出勤と退勤の差を計算式で表示します。出退勤や休憩時間は直接入力し、備考欄に特記事項を記入します。これで日々の勤務状況がわかり、効率的な管理が可能です。

勤務管理表の作成手順

新しいスプレッドシートを作成

Google ドライブにアクセスし、新しいスプレッドシートを作成します。

シートの設定

デフォルトのシート名（Sheet1など）を適切な名前に変更します。例えば、「勤務管理4月」という名前にすると分かりやすいです。

ヘッダーの設定

最初の行にヘッダーを設定します。日付、曜日、出勤時間、退勤時間、休憩時間、勤務時間、備考などが一般的です。

日付と曜日の自動入力

A列に日付を入力します。例えば、A2 に「2024/04/01」と入力します。
B列には曜日を自動で表示する式を入力します。B2 のセルに以下の式を入力します：=TEXT(A2, “ddd”)。これにより、日付から曜日の形式が「月、火、水、木、金、土、日」で表示されます。

=TEXT(A2,”dddd”)とすると、表示形式は「月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日、日曜日」となります。

出勤時間、退勤時間、休憩時間の入力

出勤時間、退勤時間、休憩時間などの情報を入力します。それぞれのセルに直接入力するか、入力することができます。

勤務時間の計算

勤務時間を自動で計算するための式を入力します。例えば、C2 が出勤時間、D2 が退勤時間、E2 が休憩時間とすると、F2 に以下の式を入力します：=IF(D2>C2, D2-C2-E2, “”)。これにより、退勤時間が出勤時間より後の場合に勤務時間が計算されます。

備考欄の設定

必要に応じて、各日の勤務に関する備考を入力する欄を用意します。

書式設定

データを見やすくするために、適切な書式設定を行います。例えば、勤務時間の表示形式を「時間」に設定すると、小数点以下の時間を表示できます。

実際のスプレッドシート

これで基本的な勤務管理表ができあがります。後は日々の勤務情報を入力していくことで、勤務状況を管理することができます。

勤務管理表に基づいた時給計算のポイント

時給計算

アルバイトやパートタイム労働者の給与は一般的に時給で支払われます。時給は労働者が1時間働くごとに支払われる額を指します。

例えば、時給が1,000円の場合、1時間働けば1,000円が支払われます。週や月の給与は、実際に働いた時間と時給を掛け算して計算されます。

残業手当（割増賃金）

残業とは、法定労働時間を超えて働く時間のことです。通常、日本の法定労働時間は1日8時間、または1週間で40時間です。残業手当は、通常の時給よりも割増しで支払われます。通常、残業手当は通常時給の1.25倍（125%）以上となります。

例えば、時給1,000円の場合、残業時には1,250円（1,000円 × 1.25）の賃金が支払われます。

深夜手当

深夜手当は、深夜（一般的には午後10時から午前5時まで）に働く場合に支払われる追加の賃金です。深夜手当の割増率は、通常時給の1.25倍（125%）以上です。深夜の時間帯に働くときは、通常の時給に加えて25%の割増賃金が支払われます。

法定休日労働手当

法定休日（例えば日曜日）に働く場合には、通常の時給の1.35倍（135%）以上の手当が支払われます。

休憩時間

労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩時間を与えることとなっています。

時給1,000円での計算例

通常労働：1,000円/時間

残業手当：1,250円/時間（通常時給 × 1.25倍）

深夜手当：1,250円/時間（通常時給 × 1.25倍）

法定休日労働手当：1,350円/時間（通常時給 × 1.35倍）

出勤・退勤時間と時給から給与を計算

スプレッドシートで時間を入力することで簡単に給与を計算できます。

スプレッドシートでの時間計算

hh:mm:ssであらわすのでひと手間かかります。

単位の変換

「0.5時間」や「30分」などの数値で変換するには、VALUE関数を使います。

「時」であれば「x24」

「分」であれば「ｘ２４ｘ６０」として換算します。

給与計算をする勤務管理表の例

実際に給与を計算するシートを作成してみました。

出勤時間、退勤時間、休憩時間、通常労働時間、残業時間の列は表示形式を”時間”にしています。

時給（円）と給与は表示形式を通貨（端数切り捨て）にしています。

通常労働時間の計算式

=MAX(0, MIN(TIME(8,0,0), (D2-C2) - E2))

残業時間の計算式

=MAX(0, MIN(TIME(8,0,0), (D2-C2) - E2))

給与の計算式

=VALUE(G2)*24*F2+VALUE(H2)*24*1.25



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