Googleスプレッドシートでつくる現金出納帳

Table of Contents

作成手順
詳しい解説

作成手順

ステップ1：スプレッドシートの準備

まず、スプレッドシートに必要な項目を設定します。新しいGoogleスプレッドシートを開き、シート名を「現金出納帳」などわかりやすい名前に変更してください。

A列	B列	C列	D列	E列	F列
日付	摘要	収入	支出	残高	備考
（入力）	（入力）	（入力）	（入力）	（自動計算）	（任意）

A列（日付）: 取引が行われた日付を入力します。

B列（摘要）: 何の取引だったかを具体的に入力します（例：交通費、ランチ代、給料など）。

C列（収入）: お金が入ってきた場合に入力します。

D列（支出）: お金が出て行った場合に入力します。

E列（残高）: GASで自動計算するようにします。

F列（備考）: 必要に応じて補足情報を入力します。

ステップ2：GAS（Google Apps Script）の作成

次に、GASを記述していきます。

スプレッドシートのメニューから「拡張機能」>「Apps Script」を選択します。新しいGASプロジェクトが開きます。
コード.gsというファイルが開かれるので、既存のコードを全て削除し、以下のコードを貼り付けてください。
コードを貼り付けたら、フロッピーディスクのアイコン（プロジェクトを保存）をクリックして保存します。プロジェクト名の入力を求められたら「現金出納帳スクリプト」など、わかりやすい名前を付けてください。

function onEdit(e) {
  const sheet = e.source.getActiveSheet();
  const range = e.range;

  // 「現金出納帳」シートでのみ動作
  if (sheet.getName() !== '現金出納帳') {
    return;
  }

  // 収入（C列）または支出（D列）が編集された場合
  if (range.getColumn() === 3 || range.getColumn() === 4) {
    const row = range.getRow();

    // 2行目以降のデータ行に対して処理
    if (row >= 2) {
      updateBalance(sheet, row);
    }
  }
}

function updateBalance(sheet, currentRow) {
  // 残高列のインデックス (E列はインデックス4)
  const balanceColumn = 5;

  // 現在の行の収入と支出を取得
  const income = sheet.getRange(currentRow, 3).getValue(); // C列
  const expense = sheet.getRange(currentRow, 4).getValue(); // D列

  let previousBalance = 0;

  // 最初のデータ行（2行目）の場合、初期残高は0とみなす
  if (currentRow === 2) {
    previousBalance = 0;
  } else {
    // 前の行の残高を取得 (E列)
    previousBalance = sheet.getRange(currentRow - 1, balanceColumn).getValue();
  }

  // 新しい残高を計算
  const newBalance = previousBalance + income - expense;

  // 残高をE列に設定
  sheet.getRange(currentRow, balanceColumn).setValue(newBalance);

  // 以下、残りのデータ行の残高を再計算（修正された行以降）
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  for (let i = currentRow + 1; i <= lastRow; i++) {
    const prevRowBalance = sheet.getRange(i - 1, balanceColumn).getValue();
    const currentIncome = sheet.getRange(i, 3).getValue();
    const currentExpense = sheet.getRange(i, 4).getValue();
    sheet.getRange(i, balanceColumn).setValue(prevRowBalance + currentIncome - currentExpense);
  }
}

function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('現金出納帳')
      .addItem('残高を全て更新', 'recalculateAllBalances')
      .addToUi();
}

function recalculateAllBalances() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

  // 「現金出納帳」シートでのみ動作
  if (sheet.getName() !== '現金出納帳') {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('「現金出納帳」シートを開いてから実行してください。');
    return;
  }

  const lastRow = sheet.getLastRow();
  if (lastRow < 2) { // ヘッダー行のみの場合
    return;
  }

  // 2行目から最終行までループして残高を再計算
  for (let i = 2; i <= lastRow; i++) {
    updateBalance(sheet, i);
  }
  SpreadsheetApp.getUi().alert('残高が全て更新されました。');
}

ステップ3：GASの権限承認

初めてこのスクリプトを実行する際、Googleアカウントの権限承認が必要です。

GASエディタで、関数選択ドロップダウンからonEdit関数を選び、実行ボタン（▶︎）をクリックします。
「承認が必要です」というポップアップが表示されるので、「権限を確認」をクリックします。
ご自身のGoogleアカウントを選択し、警告が表示された場合は「詳細」>「現金出納帳スクリプトに移動」をクリックし、「許可」をクリックします。
- onEdit関数は特別なトリガーなので、この承認作業は手動で一度だけ行えば、あとはシートの編集時に自動で実行されます。
- onOpen関数も同様に、スプレッドシートを開いた時に自動でメニューが追加されます。

4. アプリの使い方

これで簡単な現金出納帳アプリの完成です！

データの入力:
- A列に日付、B列に摘要、C列に収入、D列に支出を入力します。
- E列（残高）は手入力せず、空欄にしておいてください。 GASが自動で計算してくれます。
残高の自動計算:
- C列（収入）またはD列（支出）に金額を入力すると、自動的にE列の残高が計算・更新されます。
- 途中の行を修正した場合でも、それ以降の行の残高も自動的に再計算されます。
メニューからの残高更新:
- スプレッドシートを開くと、メニューバーに**「現金出納帳」**という項目が追加されます。
- データが大量になった場合や、何らかの理由で残高がずれたと感じた場合は、「現金出納帳」>「残高を全て更新」を選択すると、最初から最後まで残高を再計算し直すことができます。

詳しい解説

1. onEdit(e) 関数 – 編集時に自動実行される核となる関数

function onEdit(e) {
  const sheet = e.source.getActiveSheet();
  const range = e.range;

  // 「現金出納帳」シートでのみ動作
  if (sheet.getName() !== '現金出納帳') {
    return;
  }

  // 収入（C列）または支出（D列）が編集された場合
  if (range.getColumn() === 3 || range.getColumn() === 4) {
    const row = range.getRow();

    // 2行目以降のデータ行に対して処理
    if (row >= 2) {
      updateBalance(sheet, row);
    }
  }
}

この onEdit(e) 関数は、Googleスプレッドシートの特別なトリガーです。スプレッドシートのセルが編集されるたびに、Googleによって自動的に呼び出されます。

e (イベントオブジェクト):
- この e は、編集イベントに関する情報が詰まった重要なオブジェクトです。
- e.source: 編集が発生したスプレッドシート全体を表します。
- e.source.getActiveSheet(): 編集が発生したアクティブなシートを取得します。これを sheet 変数に格納しています。
- e.range: 編集されたセルまたはセル範囲を表します。これを range 変数に格納しています。
if (sheet.getName() !== '現金出納帳') { return; }:
- この行は、スクリプトが特定のシートでのみ動作するよう制限するためのものです。もし別のシート（例えば「設定」シートなど）で編集が行われても、このスクリプトは何もせずに終了します。これにより、意図しないシートで残高計算が行われるのを防ぎます。
if (range.getColumn() === 3 || range.getColumn() === 4):
- range.getColumn() は、編集されたセルの列番号を取得します。（A列が1、B列が2… C列が3、D列が4となります）。
- この条件は、「C列（収入）またはD列（支出）が編集された場合のみ」というチェックを行っています。日付や摘要の列が編集されても、残高計算は行いません。
const row = range.getRow();:
- 編集されたセルの行番号を取得します。
if (row >= 2) { updateBalance(sheet, row); }:
- row >= 2 は、ヘッダー行（1行目）を除外するための条件です。データ入力は2行目から始まるため、2行目以降で編集があった場合にのみ処理を続行します。
- updateBalance(sheet, row);: 実際に残高を計算・更新する**updateBalance 関数を呼び出しています**。引数として、編集されたシートと編集された行番号を渡しています。

2. updateBalance(sheet, currentRow) 関数 – 残高を計算・更新する関数

function updateBalance(sheet, currentRow) {
  // 残高列のインデックス (E列はインデックス4)
  const balanceColumn = 5; // E列は5番目の列

  // 現在の行の収入と支出を取得
  const income = sheet.getRange(currentRow, 3).getValue(); // C列
  const expense = sheet.getRange(currentRow, 4).getValue(); // D列

  let previousBalance = 0;

  // 最初のデータ行（2行目）の場合、初期残高は0とみなす
  if (currentRow === 2) {
    previousBalance = 0;
  } else {
    // 前の行の残高を取得 (E列)
    previousBalance = sheet.getRange(currentRow - 1, balanceColumn).getValue();
  }

  // 新しい残高を計算
  const newBalance = previousBalance + income - expense;

  // 残高をE列に設定
  sheet.getRange(currentRow, balanceColumn).setValue(newBalance);

  // 以下、残りのデータ行の残高を再計算（修正された行以降）
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  for (let i = currentRow + 1; i <= lastRow; i++) {
    const prevRowBalance = sheet.getRange(i - 1, balanceColumn).getValue();
    const currentIncome = sheet.getRange(i, 3).getValue();
    const currentExpense = sheet.getRange(i, 4).getValue();
    sheet.getRange(i, balanceColumn).setValue(prevRowBalance + currentIncome - currentExpense);
  }
}

この関数は、指定された行の残高を計算し、さらにその行以降のすべての残高を再計算するためのものです。

const balanceColumn = 5;:
- 残高を表示するE列の列番号を定数として定義しています。これにより、コードの可読性が上がります。
const income = sheet.getRange(currentRow, 3).getValue();:
- sheet.getRange(行番号, 列番号) で特定のセルを指定し、.getValue() でそのセルの値を取得しています。ここでは、現在の行のC列（収入）の値を取得しています。expense も同様にD列（支出）の値を取得しています。
let previousBalance = 0; ...:
- if (currentRow === 2): もし現在処理している行が2行目（最初のデータ行） なら、その前の残高はないので 0 とします。
- else: それ以外の行の場合は、currentRow - 1 で1つ前の行の残高列（E列）の値を取得し、previousBalance に格納します。
const newBalance = previousBalance + income - expense;:
- 前の行の残高に、現在の行の収入を足し、支出を引くことで、新しい残高を計算しています。
sheet.getRange(currentRow, balanceColumn).setValue(newBalance);:
- 計算した newBalance を、現在の行のE列に設定（書き込み）しています。
for (let i = currentRow + 1; i <= lastRow; i++) { ... }:
- この for ループがこのスクリプトの重要なポイントの一つです。
- もしあなたが途中の行（例えば4行目）の収入や支出を修正した場合、その行の残高はもちろん変わりますが、それ以降のすべての行の残高も影響を受けます。
- このループは、編集された行の次の行からスプレッドシートの最終行までを順番に処理し、各行の残高を再計算して更新します。これにより、残高が常に正しく保たれます。

3. onOpen() と recalculateAllBalances() 関数 – メニューから手動で更新する機能

function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('現金出納帳')
      .addItem('残高を全て更新', 'recalculateAllBalances')
      .addToUi();
}

function recalculateAllBalances() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

  // 「現金出納帳」シートでのみ動作
  if (sheet.getName() !== '現金出納帳') {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('「現金出納帳」シートを開いてから実行してください。');
    return;
  }

  const lastRow = sheet.getLastRow();
  if (lastRow < 2) { // ヘッダー行のみの場合
    return;
  }

  // 2行目から最終行までループして残高を再計算
  for (let i = 2; i <= lastRow; i++) {
    updateBalance(sheet, i);
  }
  SpreadsheetApp.getUi().alert('残高が全て更新されました。');
}

これらの関数は、スプレッドシートのメニューにカスタム項目を追加し、そこから手動で残高をすべて再計算できるようにします。

onOpen():
- これも onEdit と同様に特別なトリガー関数です。スプレッドシートが開かれるたびに自動的に実行されます。
- SpreadsheetApp.getUi(): スプレッドシートのユーザーインターフェース (UI) オブジェクトを取得します。
- ui.createMenu('現金出納帳'): スプレッドシートのメニューバーに「現金出納帳」という新しいメニューを作成します。
- .addItem('残高を全て更新', 'recalculateAllBalances'): 作成したメニューの中に「残高を全て更新」という項目を追加します。この項目がクリックされると、recalculateAllBalances 関数が実行されます。
- .addToUi(): 作成したメニューと項目をUIに表示させます。
recalculateAllBalances():
- これは、ユーザーがメニュー項目をクリックしたときに実行されるカスタム関数です。
- SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet(): 現在開いているスプレッドシートの、アクティブなシートを取得します。
- if (sheet.getName() !== '現金出納帳') { ... }: ここでも、誤って別のシートで実行されないようにチェックが入っています。
- const lastRow = sheet.getLastRow();: シートの最終行を取得します。これにより、データがある範囲だけを処理できます。
- for (let i = 2; i <= lastRow; i++) { updateBalance(sheet, i); }: 2行目から最終行までループし、すべての行に対して updateBalance 関数を呼び出します。これにより、シート全体の残高が再計算されます。
- SpreadsheetApp.getUi().alert('残高が全て更新されました。');: 処理が完了したことをユーザーに知らせるアラートを表示します。